8 راهکار برای مدیریت زمان و وقت شناسی
آیا شما هم در مدیریت زمان خود مشکل دارید؟ آیا خیلی وقتها سر موقع به کارهایتان نمیرسید و همیشه از کارهای عقب افتاده گلایه و شکایت دارید؟
در این مقاله میخواهیم شما را با هشت روش فوق العاده برای مدیریت زمان آشنا کنیم، پس تا انتها ما را همراهی بفرمایید.
راهکار اول: کارهایتان را اولویت بندی کنید
یکی از مهمترین اقدامات برای وقتشناسی و مدیریت زمان، اولویتبندی کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه است.
شما به صورت خرد (یعنی در هر روز) و به صورت کلان (یعنی در هر ماه یا حتی در هر سال) بایستی به طور تقریبی و تا آنجا که میشود پیشبینی کرد، بدانید که چه اقداماتی را باید انجام دهید.
مسلماً کل کارهایی که هر انسان میتواند در یک روز یا در یک ماه انجام دهد، بسیار بسیار متنوع و متفاوت است؛ اینجاست که اهمیت اولویتبندی کارها مشخص میشود.
شما باید با توجه به اولویتهایی که برای اهدافتان درنظر گرفتهاید (که در ادامه درباره آن صحبت خواهیم کرد)، کارهایتان را اولویتبندی کنید و تا اولویت اول انجام نشده است، به سراغ اولویت دوم نروید.
این کار باعث میشود از استرس روزانه برای کارهایتان به شدت کاسته شود و زمانی که درگیر یک کار هستید، تمام توجه و تمرکز و همچنین تمام توان شما معطوف به همان کار باشد.
راهکار دوم: اهدافتان را به ترتیب اولویت و ارزش مرتب کنید
همانطور که گفتیم، اولویتبندی کارها، بدون اولویتبندی اهداف تقریباً غیرممکن است.
آیا دقیقاً میدانید که از امروزتان یا از این ماهتان یا در این سال چه هدفی را دنبال میکنید؟
سعی کنید برای هر سال خود تعدادی هدف چالش برانگیز و در عین حال دستیافتنی تعیین کنید و کارهای روزانه یا ماهانه خود را متناسب با آن اهداف انتخاب کنید.
فراموش نکنید نوشتن اهداف روی کاغذ (یا به صورت تایپ شده) و همراه داشتن آنها، شانس رسیدن به اهداف را چندین برابر افزایش میدهد!
راهکار سوم: برخی کارها را واگذار کنید
مفهوم «کار تیمی» در فرهنگ ما خیلی جا نیفتاده است.
یک انسان هرچقدر هم که قدرتمند و زرنگ باشد، باز هم در انجام دادن همهی کارهایی که برای رسیدن به هدفش لازم است، ناتوان است.
بنابراین بایستی همیشه برخی از کارها را واگذار کنید.
برای اینکه بدانید کدام کارها بهتر است واگذار شوند، میتوانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید.
این ماتریس همانطور که در شکل زیر هم پیداست، میگوید بایستی انجام کارهای فوری ولی نه چندان مهم را به دیگران واگذار کرد:
راهکار چهارم: محدوده زمانی مشخص کنید
در این مرحله باید برای هر کاری که دارید محدوده زمانی مشخص کنید و برای انجام دادن آن به محدوده زمانی موردنظر پایبند باشید.
مثلاً بگویید برای انجام دادن کار با اولویت 1 تا ساعت 14 وقت دارم. از ساعت 14 تا ساعت 18 کار با اولویت دو را انجام میدهم و الی آخر.
این کار باعث میشود هم استرس انجام دیگر کارها را نداشته باشید (چون برای هر کاری وقت مشخص کردهاید) هم اینکه در انجام هر کاری یک حد بهینه از کیفیت و همچنین سرعت عمل را درنظر خواهید گرفت (یعنی کار انجام شده نه خیلی سریع و سرسری و بیکیفیت انجام خواهد شد نه خیلی در باکیفیت بودن آن کار افراط خواهید کرد)
راهکار پنجم: انتظار بینقص بودن کار را نداشته باشید
یکی دیگر از مسائلی که معمولاً منجر به عدم مدیریت صحیح زمان میشود، اصطلاحاً «پرفکشنیسم» یا «کمالگرایی افراطی» است.
بعضی از افراد تصور میکنند یا کاری را نباید انجام دهند، یا اگر انجام میدهند آن کار باید بینقص باشد.
اگر شما هم جزء این دسته از افراد هستید از خود بپرسید آیا واقعاً موجودی بینقص و کامل هستید که انتظار دارید کارهایتان هم بینقص و کامل باشد؟
بنابراین لازم نیست هرکاری که انجام میدهید در حد 20 باشد و مثلاً اگر بخواهیم نمره بدهیم، نمره 16 یا 17 برای اکثر کارها کفایت میکند و به حد کافی خوب است.
راهکار ششم: کارها را تکهتکه کنید
یکی از راههای مواجه شدن با کارهای بزرگ و انجام دادن آنها به شکل مناسب و در زمان مناسب، قسمتقسمت کردن کارهای بزرگ به کارهای کوچک و راحتتر است.
مثلاً فرض کنید یک برنامهنویس میخواهد یک سایت طراحی کند. آنهایی که با برنامهنویسی و طراحی سایت آشنایی دارند، میدانند این امر، کاری نسبتاً پیچیده و بسیار وقتگیر و گاهی واقعاً خستهکننده است.
یک برنامهنویس وقتشناس، این کار را به مراحل کوچکتر و سادهتری تبدیل میکند و آنگاه یک به یک شروع به انجام دادن آنها میکند. مثلاً:
- طراحی ظاهر سایت
- طراحی جداول دادهها (دیتابیس)
- اتصال جداول دادهها به ظاهر سایت
شما میتوانید برای انجام دادن هر کار پیچیده و زمانبر دیگر نیز این چنین تقسیمبندیهایی را انجام دهید.
راهکار هفتم: لیست کارهای روزانه بنویسید
نکته مهم دیگر این است که شما بایستی حتماً لیستی از کارهای روزانه خود را یادداشت کنید.
این امر چند فایده خیلی مهم برای شما خواهد داشت:
- باعث میشود کارهایتان فراموش نشوند.
- باعث میشود بهتر بتوانید آنها را به ترتیب اولویت مرتب کنید.
- باعث میشود بعد از انجام دادن هر کاری آن را خط بزنید و به این ترتیب از استرس شما بشدت کاسته شود.
- کمک میکند هر روز کارهایی را تنظیم کنید که دقیقاً میدانید میتوانید از عهدهی آنها بربیایید و از هدفگذاری و داشتن چک لیست خیلی سنگین پرهیز خواهید کرد.
- باعث میشود در انتهای شب یا در انتهای ماه، از میزان عملکرد خود، تصویر دقیقی داشته باشید و بدانید که دقیقاً چند درصد به اهداف خود پایبند هستید.
- از همه مهمتر اینکه شبیه افراد موفق و ثروتمندان خودساخته میشوید: چرا که مطابق تحقیقات انجام شده، اکثر کارآفرینان و افراد موفق، برای خود چکلیست کارهای روزانه دارند.
راهکار هشتم: لیست کارهایتان را به همراه داشته باشید
حالا که یک لیست از کارهایی که متناسب با اهداف خود انتخاب کردهاید را نوشتید، فراموش نکنید که این لیست را باید همیشه و همهجا (مثل تلفن همراه یا کیف پولتان) به همراه خود داشته باشید.
چرا که تنها در این صورت است که میتوانید از مزایای داشتن یک چکلیست از کارهای روزانه یا ماهانه، بهرهمند شوید.
در انتها از شما که برای مطالعه این مقاله وقت اختصاص دادید ممنونیم و به عنوان توصیه آخر از شما میخواهیم همیشه بخشی از وقت روزانه خود را به مطالعه و آموزش شخصی اختصاص بدهید.
درباره مدیریت
مهندس صادقی سخنران موفقیت و مدرس آموزشهای فردی برای داشتن زندگی بهتر است.
نوشته های بیشتر از مدیریت
پاسخی بگذارید